Voorbeeldbrief: stopzetten automatische verlenging contract

Heb je een contract dat automatisch wordt verlengd, maar wil je deze automatische verlenging stopzetten? Het stopzetten van een automatische verlenging vereist een formele kennisgeving aan de tegenpartij. In dit artikel bespreken we waarom het schrijven van een brief belangrijk is, geven we een voorbeeldbrief en delen we belangrijke punten die je moet weten bij het stopzetten van een automatische verlenging van een contract.

Waarom een brief schrijven?

Het schrijven van een brief is een formele manier om je intentie om de automatische verlenging van het contract stop te zetten kenbaar te maken aan de tegenpartij. Hoewel sommige partijen mogelijk andere methoden accepteren, zoals telefonische mededelingen of e-mails, is het sterk aan te raden om een schriftelijke brief te sturen. Een brief biedt een duidelijk en documenteerbaar bewijs van je intentie en voorkomt mogelijke misverstanden of disputen in de toekomst.

Voorbeeldbrief: Stopzetten automatische verlenging contract

Hieronder vind je een voorbeeldbrief die je kunt gebruiken als leidraad bij het opstellen van je eigen brief om de automatische verlenging van het contract stop te zetten:

[Je naam]

[Je adres]

[Postcode en woonplaats]

[De datum]

[Tegenpartij]

[Naam organisatie]

[Adres organisatie]

[Postcode en plaats organisatie]

Betreft: Stopzetten automatische verlenging contract

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij wil ik graag mijn intentie kenbaar maken om de automatische verlenging van het contract met betrekking tot [beschrijving van het contract] te stoppen. Mijn gegevens zijn als volgt:

Naam: [Je volledige naam]

Contractnummer: [Contractnummer]

Ingangsdatum huidig contract: [Ingangsdatum]

Ik wil u laten weten dat ik geen gebruik wil maken van de automatische verlenging van het huidige contract dat op [vervaldatum] afloopt. Ik heb besloten om mijn opties te heroverwegen en eventueel een nieuw contract of alternatieve arrangementen te verkennen.

Graag ontvang ik van u een schriftelijke bevestiging waarin wordt bevestigd dat de automatische verlenging van het contract is stopgezet en dat er geen verdere verplichtingen zijn na de einddatum van het huidige contract. Mocht er nog verdere informatie of documentatie nodig zijn, dan ben ik bereikbaar op [je contactgegevens].

Ik waardeer de samenwerking en diensten die ik tot nu toe van uw organisatie heb ontvangen. Ik kijk ernaar uit om op een andere manier samen te werken indien daar in de toekomst behoefte aan is.

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Belangrijk om te weten

Bij het stopzetten van de automatische verlenging van een contract zijn er enkele belangrijke punten om in gedachten te houden:

Opzegtermijn: Controleer de voorwaarden van het contract om te achterhalen wat de geldende opzegtermijn is voor het stopzetten van de automatische verlenging. Houd je aan deze termijn om eventuele boetes of verlengingen te voorkomen.

Bevestiging van stopzetting: Zorg ervoor dat je een schriftelijke bevestiging ontvangt van de tegenpartij waarin wordt bevestigd dat de automatische verlenging van het contract is stopgezet. Deze bevestiging dient als bewijs dat de verlenging is stopgezet en dat er geen verdere verplichtingen zijn na de einddatum van het huidige contract.

Alternatieven: Als je besluit de automatische verlenging stop te zetten, overweeg dan welke alternatieven er zijn, zoals het onderhandelen van nieuwe voorwaarden of het zoeken naar een nieuw contract bij een andere partij. Zorg ervoor dat je de nodige stappen onderneemt om een soepele overgang te bewerkstelligen.

Communicatie en documentatie: Bewaar kopieën van alle correspondentie met betrekking tot de stopzetting van de automatische verlenging, inclusief de brief die je hebt gestuurd en eventuele antwoorden of bevestigingen die je ontvangt. Dit is belangrijk voor je eigen administratie en om mogelijke geschillen in de toekomst te voorkomen.

Conclusie

Het schrijven van een brief om de automatische verlenging van een contract stop te zetten, is een belangrijke stap om je intentie duidelijk te maken en een formele stopzetting te bewerkstelligen. Met behulp van het bovenstaande voorbeeld kun je jouw eigen brief opstellen en deze naar de tegenpartij sturen. Vergeet niet om de opzegtermijn, bevestiging van stopzetting, alternatieven en het documenteren van alle communicatie in gedachten te houden. We hopen dat dit artikel je helpt bij het stopzetten van de automatische verlenging van een contract.